E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Topik yang dibahas:
A. E-mail sebagai Alat Komunikasi
B. Pendaftaran E-mail
C. Mengirim dan Membaca E-mail
D. Akses E-mail dengan POP
E. Penggunaan Layanan Chatting
F.  Penggunaan Mailing List 


A. E-mail sebagai Alat Komunikasi

            E-mail (electronic mail) adalah surat elektronik. Email dikirim kepada penerima pesan melewati komputer ISP menuju internet dan sampai ke komputer penerima pesan. Keunggulan dari email adalah dalam segi kecepatan waktu dan biaya yang murah.

E-mail terdiri atas:    1.) Email berbasis web, yaitu e-mail yang hanya dapat diakses dengan  membuka halaman web.
 2.) E-mail berbasis POP, yaitu e-mail yang dapat diakses tanpa membuka halaman web.

Fungsi E-mail:     a.) Surat-menyurat elektronik.
                            b.) Sebagai sarana komunikasi diskusi (groups).
                            c.) Sebagai sarana komunikasi chat. 


B. Pendaftaran E-mail

Cara pendaftaran untuk memperoleh layanan e-mail:
1.) Melalui penyedia e-mail gratis.
2.) Melalui undangan.
3.) Melalui ISP.
4.) Dari lembaga atau perusahaan.
5.) Dengan membeli (menyewa).

Cara memilih layanan e-mail:
1.) Kredibilitas domain.
2.) Stabilitas Layanan.
3.) Kapasitas penyimpanan data.
4.) Waktu aktif akun.
5.) Fasilitas layanan.
6.) Iklan.
7.) Kemampuan akses POP.
POP (Post Office Protocol) adalah fasilitas yang menyimpan e-mail sehingga kita dapat membukanya saat tidak terkoneksi dengan internet.

Cara melakukan pendaftaran e-mail:

Untuk mempercepat proses pembuatan anda bisa langsung menuju ke halaman form pendaftaran akun baru di yahoo.com (DISINI).

Bila anda sudah masuk di halaman/page pendaftaran maka tampilannya seperti contoh gambar di bawah ini:

Setelah muncul gambar seperti diatas, sekarang anda tinggal mengisi formulir yang tampil tersebut dengan lengkap dan benar, berikut contoh pengisian formulirnya:

1. First Name (Nama Depan): Silahkan masukkan nama depan anda.

2. Last Name (Nama Belakang): Silahkan masukkan nama belakang anda, bila anda hanya memiliki nama depan saja maka nama belakang bisa di isi dengan nama depan anda.

3. Yahoo username (Nama Pengguna Yahoo): Disini anda bisa memilih alamat/id yahoo anda dengan @yahoo.com atau @yahoo.co.id.

4. Password (Kata Sandi): Masukkan kata sandi pilihan anda, ingat kata sandi disini harus menggunakan angka dan huruf, dan juga harus ada salah satu huruf besarnya dan jumlah karakter tidak boleh kurang dari 8.

5. Mobile number (Nomor Ponsel): Masukkan no hp anda yang masih aktif, karena terkadang pihak yahoo akan mengirimkan kode lewat sms ke no handphone yang anda masukkan untuk mengkonfirmasi akun yang anda buat.

6. Birthday (Tanggal Lahir): Masukkan tanggal, bulan, dan tahun lahir anda.

7. Silahkan pilih jenis kelamin anda. Male (Laki-laki) Female (Perempuan).

8. Optional recovery number (Nomor Pemulihan Opsional): Ini digunakan untuk menjaga keamanan akun dan juga bisa berguna untuk meminta kata sandi baru bila anda lupa dengan kata sandi anda.

9. Jika form sudah selesai diisi semua silakan klik tombol “Create account”. 


C. Mengirim dan Membaca E-mail 
Cara mengirim e-mail:
1. Klik link berikut www.yahoomail.com lalu log in dengan menggunakan akun yahoo mail anda.

2. Sekarang coba perhatikan di bagian kiri atas ada tombol "Tulis", silahkan klik tombol tersebut.

3. Sekarang anda masuk di bagian penulisan e-mail. Disini ada 3 bagian penting yang harus anda isi untuk dapat mengirim surat:
- Ke: Isikan dengan alamat e-mail tujuan. Contoh (asdfghjkl@yahoo.com).
- Judul: Isikan dengan topik dari e-mail yang akan anda kirim. Contoh (Daftar Nama Peserta Lomba Olimpiade Fisika).

- Pesan: Kotak yang disediakan untuk anda menulis pesan yang ingin anda kirim.

Untuk lebih jelasnya, lihatlah pada gambar.

4. Setelah anda melengkapi hal-hal diatas dan ingin mengirim e-mail, klik tombol "Kirim".

5. Dengan begitu, e-mail anda sudah terkirim ke alamat tujuan.


Cara membaca e-mail:
1. Klik link berikut www.yahoomail.com lalu log in dengan menggunakan akun yahoo mail anda.

2. Setelah itu anda akan masuk ke halaman homepage Yahoo! Silahkan klik "Email" di pojok kanan atas homepage Yahoo!

3.  Setelah itu anda akan masuk ke halaman Yahoo! Mail. Silahkan klik menu "E-mail Masuk" untuk melihat e-mail yang masuk ke anda.

4. Klik judul e-mail pada kolom subject, tunggu beberapa saat hingga isi e-mail ditampilkan di bagian bawah daftar e-mail.  


D. Akses E-mail dengan POP
Dengan POP, kita dapat membaca e-mail secara offline. Jika server dari e-mail kita memiliki layanan e-mail berbasis POP3 (Post Office Protocol Version 3), kita dapat menggunakan perangkat lunak e-mail client, seperti Microsoft Office Outlook 2010, untuk mengambil e-mail yang ada di server ke komputer kita.

Berikut adalah beberapa komponen yang harus disiapkan sebelum melakukan pengaturan e-mail client ke server POP3 :
1. Alamat server POP3, yaitu alamat server e-mail yang menyediakan layanan POP.

2. Alamat server SMTP (Simple Mail Transport Protocol), yaitu suatu protokol bagi client untuk mengirim e-mail yang ditujukan ke pengguna lain di internet. SMTP merupakan protokol standar yang digunakan untuk mengirimkan e-mail ke sebuah server jaringan internet.

3. Nama login untuk akses ke e-mail POP. Login yang digunakan adalah user ID (alamat e-mail), tetapi beberapa penyedia layanan e-mail menentukan login dengan user ID tanpa diikuti oleh nama domain.

4. Port number POP3, SMTP, dan koneksi SSL (Secure Socket Layer). Komponen ini merupakan ketentuan tambahan dari beberapa penyedia layanan e-mail.

Jika kita telah mengaetahui ketiga komponen utama ini dan satu komponen tambahan, kita akan dapat melakukan akses e-mail POP dengan e-mail client Microsoft Outlook. Saat ini, akses e-mail dengan POP tidak disediakan oleh server yahoo.com. Kita dapat menggunakan server lain, seperti server yahoo.co.id, gmail.com, atau telkom.net. 


E. Penggunaan Layanan Chatting

Chatting merupakan fasilitas internet yang memungkinkan komunikasi antarpengguna secara langsung melalui media teks. Selain itu di mungkinkan untuk chatting dengan media video, sehingga antar pengguna dapat saling bertatap muka. Aktivitas chatting dapat dilakukan melalui beberapa metode, yaitu melalui program klien IRC, fasilitas web chat dari sebuah situs internet, dan melalui program instant messenger.

Contoh: menggunakan mIRC

mIRC adalah salah satu program untuk chatting di antara sekian banyak program chatting yang lainnya seperti: MediaRingTalk, ICQ, dan sebagainya.dengan mIRC kita bias berkomunikasi dengan orang lain menggunakan bahasa tulisan (ketikan). Untuk menggunakan mIRC, lakukan instalasi di computer anda. Setelah melakukan instalasi, maka akan tampak ikon mIRC di layer. Untuk menjalankannya kliklah dua kali icon mIRC atau kliklah Start>Program>mIRC(dengan asumsi dalam komputer telah terinstal mIRC). Maka akan tampak layer mIRC.

Sebelum menggunakan program lakukan konfigurasi terhadap mIRC. Caranya adalah:
1. Pilih menu file-Option.maka akan tampak layer Option.

2. Kemudian settinglah IRC server, misalnya untuk indonet caranya kliklah Add sehingga tampak layar mIRC Add server.

3. Isikan pada kolom Description: Indonet. Sedangkan pada kolom IRC Server: irc.indo.net.id. klliklah Add. Kamu juga dapat mencoba memilih sendiri salah satu IRC Server yang ada di daftar. Jika server indonet yang kamu pilih tidak berhasil, coba pilih dan klik server IRC yang lain kamu bias memilih DalNet untuk internasional dan local, sedangkan khusus local bias telkom, wasantara, atau yang lainnya.

4. Kemudian isilah full name dengan namamu, E-mail Address dengan alamat e-mailmu. Sedangkan untuk Nickname dan Alternative dapat diisi dengan nama sebutan yang akan kamu gunakan di forum chatting.

5. Setelah semua lengkap terisi maka kliklah connect to IRC Server untuk melakukan koneksi ke server yang sudah dipilih.

Untuk menggunakan channel kliklah icon channel pada toolbar, maka akan tampak layar mIRC Channels Folder. Pilihlah salah satu channel yang tertera pada daftar kemudian kliklah Join. Apabila anda ingin menambahkan channel baru, isilah nama channel baru pada kolom Enter name of channel to join: kemudian klik Add. Setelah channel yang dipilih sudah tampak di layar, maka kamu sudah dapat melakukan chatting dengan rekan-rekan yang tegabung tergabung dalam channel tersebut.

Kita dapat melakukan chatting dengan beberapa orang sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Setiap chat room akan ditampilkan dalam jendela yang terpisah masing-masing nickname teman chatting kita akan tertera sebagai nama judul jendela tampilan.balasan pesan atau sapaan baru dapat dilihat pada daftar ikon jendela tampilan yang ada. Perhatikan, warna teks pada ikon akan berudah warna(merah) dan berkedip-kedip jika ada teks pesan baru. Klik ikon tersebut untuk membaca dan membalasnya.  


F. Penggunaan Mailing List 

Mailing list adalah sebuah teknologi untuk menyampaikan pesan dari satu-ke-banyak (one-to-many) dimana menggunakan email sebagai media dalam mengirim dan menerima pesan. Teknisnya, setelah anda punya email, maka anda perlu melakukan subscribe ke milis tententu. Caranya bisa dengan mengirim email kosong dengan alamat tertentu, atau dengan mendaftarkan diri anda pada website milis tersebut, atau minta moderator milis tsb agar memasukkan email anda sebagai anggota milis.

Cara berkomunikasinya mudah sekali, jika anggota ingin mengirim pesan ke anggota lainnya, maka tinggal kirim email ke alamat email milis saja. Software milis otomatis menyebarkan pesan tersebut kepada anggota lainnya. Proses yang sama juga terjadi ketika seseorang me-reply pesan anda via milis.

Dengan milis, penyebaran informasi akan menjadi cepat, mudah, akurat. Milis sangat berguna bagi komunitas yang para anggotanya saling berjauhan dimana ingin saling berbagi informasi dan diskusi. Keuntungan milis yang lain adalah dokumentasi. Misal, sebuah departemen dengan beberapa anggota ingin membuat sebuah media komunkasi diantara mereka, dengan milis, dokumentasi komunikasi department tersebut masih dapat diakses meskipun anggota departmentnya berubah.

Jika kita mengikuti milis apalagi milis yang sangat ramai sekali, maka menurut saya ada baiknya jika kita mengetahui beberapa metode penerimaan email dari sebuah milis ke member yang melanggannya. Tulisan ini menggunakan studi kasus googlegroups dimana mungkin berbeda ketika anda menggunakan penyedia milis lainnya (misal: yahoogroups). B
Berikut ini beberapa catatan saya:
- No email: ini artinya member milis tidak menerima email dari milis. Namun member tetap dapat mengakses pesan-pesan yang berada di milis via website. Setiap kali membuat milis di googlegroups, google otomatis telah menyediakan website untuk milis tersebut. Jika milis anda menggunakan googlegroups, google telah menyediakan fasilitas untuk mencari website milis.

- Individual email: ini artinya setiap kali ada orang yang posting (email) ke milis, maka otomatis software milis akan langsung menyebarkan email tersebut ke anggota lainnya. Ini adalah setting standard pemerimaan email di googlegroups.

- Digest email: dari namanya sudah cukup jelas maksudnya. Ini artinya member tidak akan menerima individual email, melainkan sebuah email yang merupakan digest aja. Email digest maksudnya adalah sebuah email yang berisi email lain dari milis. Di googlegroups, batas untuk mengirimkan digest email adalah 25 email. Ini artinya software milis akan menunggu sampai ada 25 posting ke milis, kemudian menyatukan 25 email tersebut dalam sebuah email untuk kemudian dikirim ke anggota yang mode berlangganannya digest.

- Abridged email: dari namanya saya rasa sudah cukup jelas maksudnya. Ini mirip seperti digest email diatas, tapi lebih slim (ramping) lagi emailnya. Jika “digest email” thresholdnya adalah 25 email, maka abridged email jauh lebih banyak, sampai 100 email. Dari perspektif content, tidak seperti digest email yang menampilkan isi 25 email secara full, abridged email hanya menampilkan informasi penting saja.